Was gehört in eine Offerte? Die Checkliste

1. Formale Angaben: Wer offeriert wem?

Dein Kunde sollte die Offerte eindeutig zuordnen können, auch wenn er sie intern weiterleitet. Vollständige Adressen und eine klare Projektbezeichnung helfen dabei. Eine Offertnummer erleichtert Rückfragen und verhindert, dass du bei ähnlichen Aufträgen lange suchen musst.

Unterscheide bei Bedarf zwischen Auftraggeber und Einsatzort. Wenn dein Malerbetrieb für eine Verwaltung arbeitet, kann die Rechnungsadresse in St.Gallen liegen und die Wohnung in Gossau. Halte beide Angaben mit einer eindeutigen Bezeichnung fest.

• Absender: Firmenname und vollständige Adresse deines Betriebs.
• UID bzw. MWST-Nummer: Bei MWST-Pflicht die MWST-Nummer aufführen (siehe Abschnitt 6).
• Empfänger: Name beziehungsweise Firma und vollständige Adresse.
• Datum: Ausstellungsdatum der Offerte.
• Offertnummer: Eindeutige Kennzeichnung für Rückfragen und Ablage.
• Ansprechperson: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Projekt: Verständlicher Titel sowie gegebenenfalls Objekt- oder Einsatzadresse.

2. Leistung: Was ist im Auftrag enthalten?

Beschreibe zuerst knapp die Ausgangslage und das gewünschte Ergebnis. Danach folgen die einzelnen Leistungen. «Garten umgestalten» lässt viel offen; «bestehenden Rasen entfernen und neue Rasenfläche auf vorbereitetem Boden anlegen» macht den Umfang greifbarer.

Für eine Agentur gilt dasselbe: «Website erstellen» sagt wenig über Seitenumfang, Texte oder Korrekturen aus. Nenne beispielsweise fünf Inhaltsseiten, die technische Umsetzung und zwei Korrekturrunden. Halte auch fest, ob dein Kunde Texte und Bilder liefert und wann du diese brauchst.

• Ausgangslage: Welches Problem oder welcher Wunsch liegt dem Auftrag zugrunde?
• Leistungsumfang: Welche Arbeiten, Produkte und Ergebnisse lieferst du?
• Abgrenzung: Was ist ausdrücklich nicht enthalten, etwa Entsorgung oder Texterstellung?
• Mengen und Einheiten: Stück, Stunden, Quadratmeter oder Laufmeter je Position.
• Ausführung: Relevante Materialien, Qualitäten, Formate oder Produktvarianten.
• Mitwirkung: Welche Unterlagen, Freigaben oder Vorarbeiten übernimmt dein Kunde?

3. Preis: Wie setzt sich das Total zusammen?

Dein Kunde soll den Preis verstehen können, ohne jede Position telefonisch erklären zu lassen. Ordne deshalb jeder Leistung den passenden Preis zu und zeige, wie das Total entsteht. Trenne die Grundausführung von wählbaren Zusatzleistungen.

Ein fiktives Beispiel: Für eine Gestaltung setzt du CHF 3'200 an, für die Umsetzung CHF 8'500. Das ergibt CHF 11'700 vor allfälliger MWST und zusätzlichen Optionen. Bezeichne klar, welchen Preisstand das Total zeigt; die allgemeine Einordnung zu MWST-Angaben findest du in Abschnitt 6.

Unterscheide ausserdem zwischen Pauschale und Abrechnung nach Aufwand. Bei Aufwand helfen ein Stundenansatz und eine nachvollziehbare Schätzung. Vereinbare, wie du zusätzlichen Aufwand meldest und freigeben lässt, damit dein Kunde rechtzeitig entscheiden kann.

• Einzelpreise: Preis pro Position mit Menge und Einheit.
• Total: Klar erkennbarer Gesamtbetrag für den beschriebenen Umfang.
• MWST: Falls zutreffend, Satz und Betrag separat sowie das Total inklusive MWST zeigen.
• Rabatte: Nachlass und Bezugsbetrag nachvollziehbar darstellen.
• Spesen und Material: Ausweisen, ob enthalten oder zusätzlich verrechnet.
• Preismodell: Pauschale oder Aufwand samt Berechnungsgrundlage benennen.
• Optionen: Zusatzpreise getrennt aufführen und ihre Berücksichtigung im Total erklären.

4. Konditionen: Unter welchen Bedingungen arbeitest du?

Ein klarer Preis beantwortet noch nicht, wann du beginnen kannst oder wann die Zahlung fällig wird. Halte die wichtigsten Bedingungen direkt bei der Offerte fest. So kann dein Kunde sie vor der Zusage in seine Planung einbeziehen.

Eine Gültigkeitsfrist schafft grundsätzlich Klarheit darüber, bis wann dein Angebot gelten soll. Welche Verbindlichkeit daraus entsteht, hängt unter anderem von Formulierung und Umständen ab. Das ist keine Rechtsberatung; frage bei Unsicherheiten eine Fachperson, etwa eine Rechtsberatung.

Bei einem Solarprojekt kann der Montagetermin von Materialverfügbarkeit und Vorarbeiten abhängen. Beschreibe solche Voraussetzungen konkret und kennzeichne vorläufige Termine. Wenn du AGB verwenden möchtest, weise darauf hin und mache sie vor der Annahme zugänglich.

• Gültigkeit: Konkretes Datum, bis zu dem die Offerte gelten soll.
• Termine: Geplanter Start, Dauer und wichtige Zwischenziele.
• Voraussetzungen: Benötigte Freigaben, Zugänge und kundenseitige Vorarbeiten.
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist und gegebenenfalls Teilzahlungen.
• Anzahlung: Betrag sowie Zeitpunkt der vorgesehenen Zahlung.
• AGB: Hinweis auf die vorgesehene Fassung und deren Zugänglichkeit.

5. Abschluss: Wie nimmt dein Kunde die Offerte an?

Am Ende braucht dein Kunde einen klaren nächsten Schritt. Soll er eine Variante wählen, Rückfragen besprechen oder die Offerte unterschreiben? Formuliere eine konkrete Aufforderung, beispielsweise: «Wähle die gewünschte Ausführung und bestätige die Offerte.»

Eine vorgesehene Unterschrift kann die Dokumentation der Annahme erleichtern. Wie eine Annahme rechtlich wirkt und welche Form nötig ist, hängt grundsätzlich vom konkreten Geschäft ab. Das ist keine Rechtsberatung; kläre besondere Anforderungen im Zweifel mit einer Rechtsberatung.

Beschreibe auch, was nach der Zusage passiert. Ein Gartenbaubetrieb könnte anschliessend den Ausführungstermin abstimmen und die Materialauswahl bestätigen. Damit weiss dein Kunde, worauf er als Nächstes warten darf.

• Nächster Schritt: Eine eindeutige Handlungsaufforderung.
• Auswahl: Gewünschte Variante und optionale Leistungen festhalten.
• Annahme: Vorgesehenen Bestätigungsweg verständlich beschreiben.
• Unterschrift: Bei Bedarf Platz für Name, Datum und Unterschrift vorsehen.
• Kontakt: Zuständige Person für letzte Fragen nennen.

6. Offerte-Pflichtangaben: Was gilt grundsätzlich?

Für Offerten gibt es grundsätzlich keine so strengen Formvorschriften wie für Rechnungen. Eine allgemeine Checkliste ist deshalb nicht automatisch eine Liste gesetzlicher Pflichtangaben für jeden Betrieb. Je nach Geschäft und Branche können besondere Anforderungen relevant sein.

MWST-Angaben spielen spätestens auf der Rechnung eine Rolle. Trotzdem ist es sinnvoll, bereits in der Offerte transparent zu zeigen, ob MWST anfällt und ob sie im genannten Total enthalten ist. Weise sie entsprechend deinem MWST-Status sauber aus und vermeide widersprüchliche Preisangaben.

Auch die Verbindlichkeit einer Offerte lässt sich nicht allein an ihrer Überschrift erkennen. Inhalt, Vorbehalte und Annahme können dabei eine Rolle spielen. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung; frage im Zweifel eine Fachperson, etwa deine Treuhand oder eine Rechtsberatung.

• Vollständigkeit: Verwende die Checkliste als praktische Arbeitshilfe.
• Klarheit: Stimme Leistungsbeschreibung, Preis und Konditionen aufeinander ab.
• Fachliche Prüfung: Lass unklare MWST-Fragen und besondere Vertragsbedingungen prüfen.

7. Was eine gute Offerte zusätzlich stark macht

Wenn der Inhalt deiner Offerte steht, ergänze gezielt Informationen, die deinem Kunden bei der Entscheidung helfen. Eine passende Referenz oder ein beschriftetes Bild kann eine Ausführung verständlicher machen als ein weiterer Absatz. Verwende dafür nur Beispiele, die du tatsächlich zeigen darfst.

Optionen helfen, unterschiedliche Wünsche abzudecken. Ein Malerbetrieb kann etwa eine zusätzliche Wand als wählbare Position aufführen. Bei einer interaktiven Offerte lassen sich Optionen an- und abwählen, während sich der Preis live aktualisiert.

Prüfe vor dem Versand besonders die Übergänge zwischen Leistung, Preis und Termin. Dort entstehen häufig Lücken: Die Entsorgung ist erwähnt, aber nicht eingerechnet; der Starttermin steht fest, obwohl eine Freigabe fehlt. Lies die Offerte einmal aus Kundensicht.

• Referenzen: Ein vergleichbares Projekt mit kurzer Erklärung.
• Bilder: Relevante Materialien, Ausführungen oder Vorher-Nachher-Beispiele.
• Optionen: Klar abgegrenzte Zusatzleistungen mit eigenem Preis.
• FAQ: Kurze Antworten auf typische Fragen zum konkreten Auftrag.
• Häufige Lücken: Fehlende Fahrtkosten, unklare Korrekturrunden oder nicht bezeichnete Materialqualitäten.
• Versionskontrolle: Bei Änderungen Datum, Umfang und Total gemeinsam prüfen.